Den Alltag optimieren

ZEN to Done

Ich bin dabei meinen Schreibtisch, Schubladen, Schränke und Drumherum zu sichten und alles, was überflüssig und nicht mehr aktuell ist, auszusortieren und wegzuwerfen. Dabei habe ich einen Notizzettel gefunden: Zen to done von Leo Babauta, den ich vor etwa 8 Jahren aufgeschrieben habe. Es gab mir erneut den Impuls zu schauen, wo kann ich mir den Alltag optimieren?
Ob du es bereits kennst, oder nicht, vielleicht findest du es auch hilfreich jetzt den einen oder anderen Impuls daraus aufzugreifen:

Das System besteht im Grunde aus 10 Gewohnheiten, die dabei helfen, das Leben zu vereinfachen. Wenn du es umsetzen möchtest, bist du nicht verpflichtet, dir alle 10 Gewohnheiten anzutrainieren. Du solltest dir nur die heraussuchen, die für dich und deinen persönlichen Lebens- und Arbeitsstil funktionieren. Nach Möglichkeit sollte immer nur eine der 10 Gewohnheiten eingeübt werden, maximal aber zwei  auf einmal.

Gewohnheit Nr. 1: Sammeln

Beschaffe dir ein kleines Notizbuch, trage es immer bei dir und schreibe darin alles auf, was dir so am Tag über den Weg läuft: jede kleine Notiz, Telefonnummern, Meeting-Mitschriften, ToDo-s, Einfälle – schlicht jede Information, die dir in den Sinn kommt, soll so raus aus deinem Kopf und aufs Papier. Übertrage diese dann in dein Organisationssystem (Zeitplaner).

Gewohnheit Nr. 2: Eingangsorte/Durcharbeiten

Treffe schnelle Entscheidungen über die Dinge an deinen Eingangsorten, wie z.B. Email-Posteingang, Notizbuch, ein physischer Posteingangskorb auf dem Schreibtisch und auch der Briefkasten vor der Wohnungstür. Arbeite alle Eingangsorte mindestens einmal täglich durch. Treffe zu jeder Sache eine schnelle Entscheidung: Entweder erledige sie sofort (wenn das weniger als zwei Minuten dauert), delegiere sie an jemand anderen, ordne sie in deine Ablage ein, verschiebe sie auf einen späteren Zeitpunkt (ToDo-Liste oder Kalender) oder befördere sie in den Papierkorb. Lass nicht zu, dass sich Stapel bilden!

Gewohnheit Nr. 3: Planen

Lege dir für jede Woche und jeden Tag einige wenige Hauptaufgaben fest, die dir am wichtigsten sind. Am Ende einer Woche überlegst du dir, welche „großen Brocken“ du in der kommenden Woche unbedingt erledigt haben möchtest, und platzierst diese zuallererst im Kalender. Am Vorabend eines jeden Tages machst du dasselbe für die wichtigsten Aufgaben des Tages. Es sollten nur 1-3 solcher Hauptaufgaben sein, und du solltest möglichst früh am Morgen damit beginnen.

Gewohnheit Nr. 4: Konzentration/Handeln

Erledige immer nur eine einzige Aufgabe auf einmal – ohne Ablenkungen. Das ist eine der wichtigsten Gewohnheiten bei ZTD um den Alltag zu optimieren. Nimm Dir ein „ToDo“ vor, eine deiner Hauptaufgaben des Tages, und konzentriere dich vollkommen auf die Erledigung. Blende alles andere dabei aus. Schließe dein Email-Programm und den Browser (oder zumindest alle unnötig offenen Tabs), stell das Handy auf „Lautlos“, räume deinen Schreibtisch so leer wie möglich, eliminiere alle potentiellen Ablenkungen. Wenn du willst, kannst du dir einen Wecker setzen, so dass du eine bestimmte Zeit an deiner Aufgabe arbeitest. Vermeide Multitasking!

Gewohnheit Nr. 5: KISS / Keep it simple!

Nutze die einfachsten TODO-Listen, keine komplexe Systeme und überprüfe sie regelmäßig.

Gewohnheit Nr. 6: Organisieren
Alles hat seinen Platz. Jeder Input wird sofort in einen Aktionsordner geordnet oder in den Papierkorb. Bilde keine Haufen!

Gewohnheit Nr. 7: Der Wochenrückblick
Geh dein System und deine Ziele jede Woche einmal durch. Während deines Wochenrückblicks solltest du dir dein Lebensziel vor Auge behalten und überlegen, ob du in Bezug darauf Fortschritte in der vergangenen Woche gemacht hast.

Gewohnheit Nr. 8: Vereinfachen/ KISS 2.
Reduziere deine Ziele und Aufgaben auf das Wesentliche. Nimm dir deine Listen vor und streiche alles, was nicht wirklich wichtig ist. Reduziere deine Verpflichtungen gegenüber Dritten.

Gewohnheit Nr. 9: Routinen
Schaffe dir gute Gewohnheiten an. Eine Morgenroutine etwa könnte so aussehen: Kalender checken; TODO-Liste checken; 1-3 Hauptaufgaben des Tages festlegen; Sport treiben; deine Email-Inbox und anderen Eingangsorte checken; die erste deiner Hauptaufgaben angehen.

Gewohnheit Nr. 10: Finde deine Leidenschaft

Was erfüllt dich? Achte laufend auf Dinge, die dich glücklich machen, und prüfe, ob sich darauf eine Berufung aufbauen lässt. So wird dir deine ToDo-Liste vorkommen wie eine Ansammlung von Belohnungen.

Ich hoffe, du hast dabei etwas für dich gefunden, das dein Leben erleichtert und deinen Alltag optimiert! Wenn ja, freue ich mich auf deine Rückmeldung!

Deine Katalin